On a tendance à penser que la gestion de la paie est le cœur de métier du service RH (ressources humaines). Pourtant, ce n’est pas le cas. Il s’agit d’une fonction secondaire. Les tâches principales des ressources humaines sont : la gestion du personnel, le recrutement ou encore les formations. En ce qui concerne la gestion de la paie, le dirigeant d’entreprise a deux possibilités. D’un côté, il peut gérer cette activité en interne. Dans ce cas, il faut recruter des employés spécialisés dans ce domaine.
D’un autre côté, il peut faire recourir à l’externalisation de la paie. Autrement dit, il confie la gestion de la paie à un prestataire externe. Généralement, cette stratégie s’adapte à toutes les sociétés quelle que soit leur taille (TPE, PME ou multinationale). Par ailleurs, recourir aux services d’un professionnel apporte beaucoup d’avantages.
Quels sont ces bénéfices ? Quelles sont les tâches à confier au sous-traitant ? Quel type de prestataire choisir ? On vous explique tout dans cet article.
Quels sont les avantages de l’externalisation de la paie ?
Comme nous l’avons évoqué précédemment, la gestion de la paie est une tâche non-stratégique pour une entreprise qu’elle soit nouvellement créée ou non. De ce fait, l’outsourcing permet de se focaliser sur les activités plus essentielles. Par la suite, l’externalisation de la paie est la meilleure façon d’alléger les coûts relatifs à l’exploitation. En effet, l’entreprise n’a plus à investir dans les logiciels et les outils informatiques, les frais de formation, les charges salariales, etc.
Bien que la gestion de la paie soit secondaire, c’est une fonction assez complexe. En effet, une erreur peut entraîner des conséquences financières pour l’entreprise. De plus, un retard de paiement peut engendrer le mécontentement des salariés. Pour éviter cela, la solution est de sous-traiter cette activité. Enfin, recourir à un prestataire externe permet d’assurer une veille sociale et juridique permanente. La paie doit effectivement suivre l’évolution de la législation.
Quelles sont les activités à externaliser ?
Quel que soit son secteur d’activité, une entreprise a le choix entre une externalisation partielle ou totale du traitement de sa paie. Cela dépend de ses besoins. Puis, elle peut sous-traiter à l’étranger. En d’autres termes, elle fait appel aux compétences d’un prestataire offshore. En effet, l’offshoring permet de bénéficier d’un meilleur rapport qualité/prix. En effet, le coût de l’externalisation dépend du nombre de bulletins de salaire effectués. De plus, le coût de la main d’œuvre est très abordable.
Les entreprises françaises ont compris l’utilité de cette stratégie. C’est pourquoi, elles choisissent d’externaliser auprès d’une société à Maurice, car le prestataire mauricien peut accompagner le service RH et garantir la conformité légale de paie, et tout cela à moindre coût. Par ailleurs, les missions restent les mêmes qu’il s’agisse d’un prestataire offshore ou locale :
Le traitement de la paie proprement dit (saisie, contrôle, édition des bulletins de paie, solde de tout compte, etc.)
- Le calcul des éléments variables.
- La déclaration sociale des salariés.
- La gestion du contrat de travail (arrivée, départ, cessation de contrat.)
- La veille juridique et sociale, etc.
Gestion de paie française : quel type de prestataire choisir ?
Il faut savoir que la gestion de la paie française est assez complexe, car elle est soumise à une myriade de réglementations. De plus, la législation relative aux salaires connaît des changements à répétition. C’est pourquoi, les entreprises en France ont des difficultés à gérer leur paie en interne. En effet, une mauvaise gestion peut leur coûter cher. Par conséquent, la solution reste l’externalisation. Toutefois, pour qu’un projet d’outsourcing soit une réussite, il faut bien choisir son prestataire.
Dans ce contexte, l’entreprise fait généralement appel à un cabinet comptable. Cette structure peut réaliser différentes missions en fonction des demandes du donneur d’ordre. Cependant, il existe d’autres types de sous-traitants qui proposent des services plus techniques. C’est le cas d’une société d’externalisation de la paie. Celle-ci recrute des gestionnaires qui maîtrisent la réglementation de la paie française de manière plus pointue. Ils ont également une expertise dans différents domaines (bâtiment, télécommunication, transport, audiovisuel, etc).
En somme, le prestataire doit être un expert en traitement de salaires, en droit social et en gestion comptable. L’externalisation de la paie, c’est aussi apporter une valeur ajoutée à cette fonction souvent négligée par les entreprises.